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Adoção da Faturação Eletrónica e do Arquivo Eletrónico de Documentos na CML e nas Empresas Municipais
06-09-2019

Debatida e votada em 10 de Setembro de 2019
Aprovada por unanimidade

De acordo com a Diretiva Europeia 2014/55/EU, a fatura eletrónica "é um documento que foi emitido, transmitido ou recebido num formato eletrónico estruturado e que possibilita o seu processamento automático e eletrónico", ou seja, todo o seu ciclo de vida é efetuado em formato exclusivamente digital. Contudo, os dados da fatura eletrónica terão de ser consistentes com o sistema europeu, num formato que possa ser transmitido diretamente do fornecedor para o cliente e processado de forma automática. O sistema de faturação eletrónica também tem de garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da fatura, através de diversos meios, incluindo a assinatura eletrónica, em conformidade com a Diretiva 2006/112/CE.

A fatura eletrónica é assim um documento idêntico à fatura tradicional em papel, com o mesmo valor legal mas que apresenta inúmeras vantagens em relação à fatura tradicional. Contribui desde logo para a desmaterialização e poupança de recursos (papel, tinta e outros consumíveis) e permite: Simplificar e otimizar o controlo de processos; Diminuir a burocracia; O tratamento automático dos dados; Aumentar a rastreabilidade dos documentos e assim controlar e prevenir extravios; Diminuir custos de faturação porque permite a alocação de recursos humanos a outras atividades; Garantir a máxima confidencialidade da informação; Tornar o processo de pagamento mais célere, por agilizar todo o circuito de receção, contabilização e validação de pagamentos; e ainda, Aumentar a eficiência das empresas e o foco na área de negócio.

O Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, alterou o Código dos Contratos Públicos, transpondo a Diretiva 2014/55/EU do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos. Na altura, previa-se que a partir de 1 de janeiro de 2019, todas as empresas fornecedoras de produtos ou serviços às entidades públicas portuguesas, teriam que obrigatoriamente utilizar um modelo de faturação eletrónica em conformidade com a diretiva europeia.

Com a publicação do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, este prazo foi prorrogado e estabeleceram-se novos prazos de modo a permitir que o setor público e o setor privado efetuassem gradual e atempadamente todas as adaptações internas necessárias para assegurar a implementação efetiva da faturação eletrónica a partir de novas datas limite.

Este Diploma aplica-se portanto a todas as entidades públicas abrangidas pelo Código dos Contratos Públicos e a todas as empresas fornecedoras de produtos ou serviços às entidades públicas portuguesas, que terão de obrigatoriamente passar a emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica, a partir das novas datas estipuladas.

Assim, os prazos estipulados para as entidades públicas adotarem as plataformas de faturação eletrónica são os seguintes:

• A partir de 18 de abril de 2019 - Os Serviços da Administração direta do Estado e institutos públicos serão obrigados a receber e a processar faturas eletrónicas, através de plataforma fornecida pela ESPAP, I. P.;

• A partir de 18 de abril de 2020 - As restantes entidades públicas (Regiões Autónomas, as autarquias locais incluindo as Juntas de Freguesia, Banco de Portugal, fundações e associações públicas e ainda outras entidades públicas) serão obrigadas a receber e processar faturas eletrónicas, tendo estas entidades autonomia para a escolha da plataforma de faturação eletrónica;

Para os fornecedores de entidades públicas, a obrigatoriedade de adoção de plataformas de faturação eletrónica no âmbito de Contratos Públicos terá as seguintes datas limite:

• Até 17 de abril de 2020 - As Grandes empresas (com 250 ou mais funcionários; ou, mais de 50 milhões de euros de faturação; ou, Total anual de balanço superior a 43 milhões de euros) terão de preparar os seus sistemas para emitir faturas para qualquer entidade pública;

• Até 31 de dezembro de 2020 - As Micro, pequenas e médias empresas fornecedoras de entidades públicas no âmbito de contratos públicos terão de preparar os seus sistemas para emitir faturas eletrónicas para qualquer entidade pública. Este prazo também se aplica às entidades públicas, enquanto cocontratantes.

Com a publicação deste Decreto-Lei n.º123/2018 de 28 de dezembro, "A implementação da faturação eletrónica em Portugal assume-se como um programa de transformação digital, processual e funcional, assente na normalização, otimização e automatização processual do ciclo de despesa e do ciclo de receita, promovendo a agilização e desmaterialização do relacionamento existente entre entidades públicas, e destas com os agentes económicos privados, reduzindo os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação e garantindo maior fiabilidade e transparência em todas as actividades do processo", permitindo a automatização de processos e a interoperabilidade dos dados, traduzindo-se necessariamente numa melhoria da qualidade dos dados e numa maior fiabilidade da informação, potenciando a optimização da gestão da tesouraria.

Mais recentemente, com a publicação do Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro, pretendeu-se "promover a simplificação legislativa e conferir uma maior segurança jurídica aos contribuintes, consolidando e atualizando legislação dispersa relativa ao processamento de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes, bem como harmonizando regras divergentes em matéria de conservação de documentos para efeitos de imposto sobre o valor acrescentado (IVA), de imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas (IRC) e de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS).

Por um lado, são criadas as condições para a desmaterialização de documentos, incentivando a adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos, permitindo às empresas uma redução dos custos com o cumprimento das obrigações fiscais, estimulando o desenvolvimento e a utilização pelas empresas de novos instrumentos tecnológicos, incorporando uma filosofia de inovação e desburocratização. Para este efeito, é introduzida uma reforma substancial das regras aplicáveis ao arquivo dos livros, registos, bases de dados e documentos de suporte da contabilidade.

Por outro lado, tendo em vista combater a economia informal, a fraude e a evasão fiscais, são previstos mecanismos que permitem reforçar o controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos, através da identificação dos programas de faturação comercializados, dos estabelecimentos onde estão instalados terminais de faturação e da obrigação de as faturas emitidas passarem a conter um código único de documento."

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, cria portanto as condições necessárias para a adoção da fatura sem papel, com a dispensa de impressão de faturas, incentivando a faturação eletrónica e o arquivo eletrónico de documentos.

Em Portugal, estima-se que existam 15 milhões de faturas a serem emitidas por dia, num total de mais de 5 mil milhões por ano.

A APED - Associação Portuguesa de Empresas de Distribuição e o setor da distribuição têm sido pioneiros na implementação deste tipo de medidas dando assim o seu contributo, muito positivo e importante, em prol de um consumo cada vez mais sustentável.

A APED tem vindo a sensibilizar os seus associados para a redução de faturas em papel e a desenvolver planos de digitalização. No universo dos associados da APED, estima-se que sejam emitidas mil milhões de faturas por ano, o equivalente a 1.400 toneladas de papel.
A título de exemplo, a Sonae MC reconhece que a desmaterialização total permitirá reforçar a sua competitividade e uma poupança de cerca de 2,25 toneladas de papel por ano.

Face ao exposto, conclui-se que algumas das entidades pioneiras na implementação da faturação eletrónica em Portugal já vieram a público reconhecer as vantagens competitivas decorrentes da sua aposta na desmaterialização e na digitalização dos processos, pelo que se considera que estas boas práticas devem ser replicadas o mais rapidamente possível no setor público e no setor privado, apesar de se reconhecer a complexidade da sua implementação em termos práticos.

Neste sentido, o Grupo Municipal do CDS-PP propõe à Assembleia Municipal de Lisboa que, na sua sessão de 10 de Setembro de 2019 que:

Recomende à Câmara Municipal de Lisboa que:

1. Adote a desmaterialização de documentos, a faturação eletrónica e o arquivo eletrónico de documentos na CML e nas Empresas Municipais o mais rapidamente possível, agilizando procedimentos e alocando todos os recursos humanos e materiais necessários para o efeito, tendo em conta os inúmeros benefícios operacionais, económicos e ambientais que estão associados a esta transformação digital, processual e funcional, e ainda que indique a esta Assembleia qual é o atual ponto de situação relativamente a esta matéria quer na CML, quer nas empresas municipais;

E exorte igualmente o Governo a:

2. Fazer o ponto da situação relativamente à implementação da faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos a nível nacional, quer no setor público, quer no setor privado.

Lisboa, 5 de setembro de 2019

Pelo Grupo Municipal do CDS-PP
João Maria Condeixa | Diogo Moura